Za zgodność z oryginałem
Zgodnie z treścią art.217 i 218 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz.267) organ gminy, na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie, wydaje zaświadczenie zawierające potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Zaświadczenie lub poświadczenie zameldowania wydaje się wyłącznie osobie, której dane dotyczą. Zaświadczeniem może być wydruk komputerowy lub potwierdzenie danych na przedłożonym przez stronę druku.
W myśl art. 76 i 76a w/w ustawy dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez organ gminy stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Organ gminy może potwierdzić zgodność wykonanej kserokopii tego dokumentu z oryginałem dokumentu jeżeli w aktach sprawy znajduje się oryginał dokumentu. Pozostałe kserokopie dokumentu mogą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą patentowym. Zakład pracy czy instytucja, która żąda kserokopii dokumentu może we własnym zakresie potwierdzić zgodność z okazanym oryginałem.
Organ gminy nie potwierdza kserokopii dowodu osobistego. Organ gminy w dokumentach nie posiada kopii dowodu osobistego. Dowód osobisty jest dokumentem wykonanym w jednym egzemplarzu. Właściwym do stwierdzenia zgodności kopii z oryginałem jest notariusz. Notariusz poświadcza też własnoręczność podpisu.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz.85) w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu upoważniony jest wójt :
- na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji,
- na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie;
- do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.